É comum vermos empreendedores que emitem suas notas pelo sistema gratuito da Secretaria da Fazenda e municípios, e mantém seus controles financeiros manuais em planilhas e anotações, e com certeza conseguem dar conta de uma certa organização.
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No entanto será que seria possível administrar tudo isso se a empresa crescesse um pouco mais, ou aumentasse o volume de notas, boletos, movimentos bancários, despesas, enfim aumentasse o volume dos documentos? E ainda, o mais importante, conseguiria organizar todas estas informações a seu favor, para planejar e criar estratégias para aumentar vendas ou reduzir despesas? Algumas pessoas dirão que sim, totalmente possível, e com certeza NÃO direi ser errado, melhor fazer assim do que não fazer, e algumas realmente conseguirão, desde que dediquem determinadas horas de trabalho para confiarem nas informações apuradas, não é mesmo?
Muito bem, eu particularmente, penso que o tempo do empreendedor precisa estar focado na empresa, nos controles e tudo mais, mas entendo que seria muito mais proveitoso, se as informações e relatórios fossem ficando prontos na medida que o mês fosse passando, ou seja, na medida que for emitindo notas, fosse ficando registrado a baixa do estoque e o contas a receber desta operação, ou que na medida que fosse pagando as contas já estivesse sendo gerado relatório de contas pagas ou contas a pagar em caso de compras a prazo, ou seja, dedicaríamos tempo apenas no controle e pagamento das contas ou emissão de notas, e não controlando e montando relatórios, e tudo isso para que? Para justamente poder pensar mais no negócio, dar mais atenção para os clientes, aumentar as vendas, FAZER O NEGÓCIO CRESCER.
Para isso, temos no mercado muitas sugestões de programas (softwares) que podem ajudar o empreendedor a tornar este dia-a-dia administrativo mais fácil. O objetivo aqui não é vender software, não sou programador nem tampouco representante de algum sistema, mas sou gestor de finanças e conheço a importância para o negócio de termos informações corretas a disposição imediatamente quando necessário.
Para um início mais fácil, sugiro um software que contemple os seguintes recursos:
- Faturamento (emissão de notas fiscais)
- Controle de estoques (se aplicável)
- Contas a pagar
- Conta a receber
- Fluxo de Caixa
- Integração com Bancos (para geração de boleto e retorno de pagamentos)
- Planejamento Financeiro (para acompanhamento de previsões x realizado)
Se o sistema for em nuvem (web) melhor ainda, não necessita dispender investimentos altos para estrutura de informática como servidores e tudo mais.
Muito sistemas oferecem outros recursos, mas seguir esta linha já é um bom começo, claro que se puder investir em sistemas mais completos, certamente o retorno será muito mais positivo, mas com esta estrutura já conseguimos trabalhar com mais segurança, e principalmente com mais tempo para focar no negócio propriamente dito.
Bem, fico a disposição para discutir sobre o assunto e sugerir algum software a quem tiver interesse em ter mais tempo, mais qualidade de vida e ganhar mais dinheiro.